La contratación con entidades públicas continúa siendo una alternativa de crecimiento para muchas empresas. Sin embargo, acceder a estos negocios requiere algo más que presentar una propuesta y cumplir con los documentos solicitados. Las compañías que deciden participar deben conocer, desde el inicio, las condiciones del proceso y, sobre todo, tener claro si están en capacidad de responder por lo que ofrecen.
Uno de los errores que pueden presentarse es revisar el proceso únicamente desde el punto de vista comercial. Una empresa puede estar interesada en un contrato, pero antes de participar debería detenerse a revisar qué experiencia le están solicitando, qué capacidad debe acreditar, cuáles son los tiempos previstos y qué obligaciones tendría que asumir si resulta seleccionada.
Esto cobra mayor importancia una vez firmado el contrato. En ese momento comienzan a correr los plazos y compromisos acordados con la entidad pública. Entregar tarde un producto, no cumplir con una condición pactada o dejar sin atender un requerimiento puede generar dificultades durante la ejecución. Además, las empresas deben tener presente que las actuaciones relacionadas con el contrato deben poder demostrarse. Correos, informes, actas, entregas y demás documentos que hagan parte de la ejecución pueden resultar importantes si posteriormente se presenta una discusión sobre el cumplimiento de las obligaciones.
El asunto tampoco se limita a una relación entre dos partes. Al tratarse de recursos y necesidades públicas, las entidades cuentan con mecanismos de seguimiento y control sobre los contratos que celebran. Por ello, un incumplimiento puede llevar a la adopción de medidas que tengan consecuencias económicas para el contratista, de acuerdo con las circunstancias de cada caso y con lo establecido en el contrato.
Para las compañías, esto supone un reto que empieza incluso antes de presentar la oferta. No se trata únicamente de preguntarse cuánto puede representar económicamente un contrato, sino también de establecer si la organización cuenta con el personal, los recursos y la capacidad necesarios para cumplirlo.
Una buena gestión contractual puede prevenir varios de estos problemas. Tener una persona encargada de hacer seguimiento, revisar periódicamente los compromisos y mantener organizada la documentación permite detectar dificultades antes de que estas terminen afectando la ejecución del contrato.
Contratar con el Estado puede abrir importantes oportunidades para el sector privado, pero también exige asumir las responsabilidades propias de este tipo de negocios. Para las empresas, conocer las reglas y evaluar con cuidado cada compromiso puede ser tan importante como conseguir el contrato.